Van Eurosonic tot ADE, en van het Rijksmuseum tot het Zuiderzeemuseum. Meike Broekman heeft als adviseur Publieke optredens van staatssecretaris Uslu al heel wat mooie plekken mogen bezoeken. “Backstage komen bij een groot muziekfestival is natuurlijk heel gaaf. Toch vind ik de mooiste bezoeken wanneer mensen écht oprecht blij zijn met de komst van de staatssecretaris. Omdat ze mensen een hart onder de riem heeft gestoken, ze aandacht heeft gegeven of aanwezig is bij een voor hen belangrijk moment. Dan ben ik superblij en geeft het me een goed gevoel dat ik daaraan heb bijgedragen.”

Beoordeling uitnodigingen

Het werk van een adviseur Publieke optredens begint met het beoordelen van uitnodigingen. Die komen binnen via een formulier op de website en zijn in twee soorten te verdelen, legt Meike uit: “We ontvangen uitnodigingen met een rol, bijvoorbeeld voor een openingshandeling of een speech. En dan zijn er nog zogenaamde fancies, waar een bewindspersoon alleen maar aanwezig hoeft te zijn en geen handeling verricht.”

Meike beoordeelt de uitnodigingen samen met haar collega’s en de betreffende beleidsdirectie. Een voor de hand liggende vraag is: komt de uitnodiging agenda-technisch uit? Maar er wordt ook goed gekeken of een werkbezoek een strategisch doel heeft. Bijvoorbeeld omdat het aansluit bij beleid of een kamerbrief. De adviezen belanden vervolgens elke vrijdag voor 12:00 uur in ‘de tas’.

Daarnaast neemt het team zelf ook het voortouw in het organiseren van strategische werkbezoeken, vertelt Meike: “Deze plannen wij op basis van de prioriteiten van het desbetreffende bewindspersoon. Hierbij zijn wij zelf helemaal in de lead.”

Vervelende belletjes

Met zoveel uitnodigingen is het logisch dat er vaker verzoeken worden afgewezen dan aangenomen. Meike: “Dat zijn natuurlijk altijd vervelende belletjes of mailtjes. Maar helaas hoort het er ook een beetje bij.” Soms zijn er ook hele praktische redenen voor, legt Meike uit. “Bijvoorbeeld omdat de uitnodiging veel te laat verstuurd is. Soms zelfs pas een week van te voren. Dan geven we gelijk aan dat het waarschijnlijk niet gaat lukken.” Meike raadt iedereen altijd aan zodra een datum van een evenement bekend is, zo snel mogelijk de uitnodiging te versturen.

Een bewindspersoon krijgt overigens alle uitnodigingen te zien. Ook de uitnodigingen waar een negatief advies op komt. Meike: “De bewindspersonen vinden het belangrijk om alle uitnodigingen te zien. Als ze mensen ontmoeten die er naar vragen, dan weten ze ervan.”

Regelwerk

Een werkbezoek vergt veel regelwerk. Meike en haar collega’s voeren een voorbereidend gesprek met de aanvragende organisatie. In een logistiek memo beschrijven ze alle praktische zaken. Van aankomsttijd tot parkeergelegenheid en beschrijving van de sprekersfaciliteiten en geluidstechniek. Niks wordt aan het toeval overgelaten. Meike: “Mijn doel is om te zorgen dat de staatssecretaris een goed werkbezoek heeft, zich nergens druk over hoeft te maken en dat alles goed geregeld is.”

Dat regelen vindt Meike een van de leuke dingen van haar werk. Maar het leukste is dat ze veel verschillende mensen ontmoet. “Je bent echt een spin in het web binnen de organisatie.” En vooruit, dat ze mee mag naar werkbezoeken is natuurlijk ook een leuke bijkomstigheid. “Dan zie je ook het resultaat van wat je hebt georganiseerd. Soms ga ik wel drie keer in één week mee op werkbezoek.” Daarnaast is het fijn als ze achteraf van zowel de staatssecretaris als de organisatie hoort dat ze het een mooi werkbezoek vonden. “Het gaat niet alleen om leuk, het gaat ook om de impact.”

Kom jij impact bij ons maken?

Wil jij meer informatie over de mogelijkheden bij het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap? Ga dan naar onze up to date LinkedIn vacaturepagina of kijk voor alle Rijksbrede vacatures op de website van Werken voor Nederland.

Heb je een vraag of opmerking naar aanleiding van deze publicatie?  Vul dan ons contactformulier in, of stuur ons een DM via een van onze sociale media kanalen.